Sotto alcuni punti di vista la situazione attuale creata dalla pandemia ancora in corso può essere considerata un’occasione di sfida per tutti i dipendenti di tutte le organizzazioni.
In una condizione di grande emergenza i collaboratori dei vari dipartimenti e uffici si sono trovati, laddove possibile, a trasformare parte della propria casa in ufficio per proseguire il lavoro senza essere presenti fisicamente in azienda.
Se questa osservazione è vera per tutti i reparti di una tipica realtà aziendale, lo è ancora di più per il personale delle Risorse Umane o HR (Human Resources).
Risorse Umane e Recruiter hanno infatti dovuto sviluppare un metodo efficace per proseguire il proprio lavoro da remoto.
A tal proposito M-Files, la piattaforma agile per la trasformazione digitale dei processi aziendali, ha offerto molteplici vantaggi ai dipendenti delle risorse umane durante la situazione di pandemia.
Questi benefici saranno ovviamente garantiti anche quando la situazione di emergenza sarà finita.
1. Accesso da remoto
Quando si lavora, e soprattutto quando si lavora da casa, si ha la necessità di accedere alle informazioni in qualunque momento e in qualunque luogo.
M-Files, grazie ad un archivio unico e centralizzato, immagazzina tutti i documenti in un unico luogo.
Con M-Files, quindi non è importante sapere dove si trova un documento, ma è importante sapere cosa si sta cercando.
Questo può essere d’aiuto per i dipendenti delle Risorse Umane che necessitano spesso di documenti, CV o contratti per svolgere il proprio lavoro.
Inoltre, l’archivio unico e centralizzato permette di mantenere le informazioni e i documenti sicuri e protetti.
2. Automazione dei flussi
Il secondo vantaggio offerto da M-Files ha a che fare con la firma che i dipendenti delle Risorse Umane devono apporre periodicamente sui documenti che contengono le nuove normative o policy.
Raccogliere le firme di tutti può essere un compito molto difficile anche quando tutti i collaboratori sono presenti fisicamente in ufficio.
Possiamo facilmente immaginare quanto la situazione si complichi nel momento in cui si lavora da casa.
M-Files agevola la raccolta delle firme grazie alla creazione di workflow automatici che permettono di inviare uno stesso documento a tutti i membri del dipartimento, raccogliere le firme digitali e archiviare i documenti firmati in una cartella dedicata.
È importante sottolineare che M-Files permette di impostare diversi workflow automatici in funzione delle esigenze dell’ufficio.
3. Più collaborazione
Anche se oggi le persone non si trovano più fisicamente nello stesso ufficio il bisogno di collaborazione è ancora ben presente.
Molto spesso più colleghi lavorano contemporaneamente a uno stesso progetto.
Per aggiornarsi reciprocamente e per inviarsi il lavoro fatto utilizzano la mail e allegano il documento modificato.
Questa operazione viene ripetuta più volte aumentando il rischio di errori, il rischio di confusione e la perdita di tempo.
Con M-Files i collaboratori hanno la possibilità di accedere alla stessa versione di un documento contemporaneamente. Tutti i documenti sono consultabili anche da dispositivi mobili come tablet o smartphone.
Inoltre, è possibile attivare una notifica via mail ogni volta in cui il file viene modificato, in questo modo si ha sempre accesso alla versione più aggiornata.
Infine, con M-Files si possono impostare workflow automatici per assicurarsi che i documenti vengano indirizzati correttamente da una persona all’altra implementando la collaborazione in un momento in cui è più richiesta che mai.
4. Processo di onboarding
In un periodo in cui la maggior parte delle persone lavora da casa inserire un nuovo collaboratore in una realtà lavorativa in forma remota può essere molto complesso.
M-Files agevola il processo di onboarding consentendo ai nuovi dipendenti di compilare tutti i documenti richiesti direttamente da casa attraverso un’interfaccia semplice e intuitiva.
Una volta compilati e terminati, i documenti possono essere indirizzati automaticamente alla persona di competenza dell’ufficio Risorse Umane che, a sua volta, può archiviarli secondo le necessità.
È utile sottolineare che le funzionalità applicate nella fase di onboarding possono essere utilizzate anche in caso di dimissioni di un dipendente.
5. Meno costi
Il quinto vantaggio di M-Files è strettamente correlato al ROI, ossia al ritorno sull’investimento.
Infatti, il metodo più importante in cui M-Files supporta il lavoro del team Risorse Umane può essere ricondotto ai costi e alle spese che il software di gestione intelligente permette di recuperare sull’investimento iniziale.
La trasformazione digitale implica un investimento nella fase iniziale e, nelle fasi immediatamente successive, un abbattimento notevole dei costi e delle spese.
La gestione dei documenti cartacei, infatti comporta una serie di costi legati alla conservazione delle informazioni e degli spazi di archiviazione, all’acquisto di materiale (come stampanti, scanner e risme di carta), alla manutenzione dell’attrezzatura ecc..
Dobbiamo anche considerare che la ricerca di un documento cartaceo può causare un grande spreco di tempo.
Tutte queste criticità possono essere eliminate trasformando il cartaceo in digitale.
Per concludere M-Files può agevolare il lavoro dei funzionari delle Risorse Umane che spesso hanno a che fare con documenti, licenze, contratti e materiale di formazione.
In particolare, M-Files consente l’accesso da remoto in qualunque momento e in qualunque luogo, aumenta la produttività, incentiva la collaborazione e riduce i costi.
