ACTIVEINFO
Archivia, condividi e distribuisci qualsiasi tipo di documento
Activeinfo è il software di gestione documentale sviluppato da Euroged per strutturare, organizzare e snellire la gestione delle informazioni aziendali e degli archivi elettronici. Activeinfo permette di archiviare, condividere e distribuire qualsiasi tipo di documento, indipendentemente dal formato cartaceo o digitale.
Può essere installato sui server aziendali, oppure la gestione della infrastruttura può essere demandata ai cloud provider convenzionati con Euroged. Indipendentemente dalla dimensione aziendale, Activeinfo aiuta a migliorare l’efficienza di gestione e la collaborazione tra i vari reparti o uffici.
CARATTERISTICHE
Le caratteristiche di ActiveInfo
L’accesso agli archivi è diretto e immediato e un sistema di chiavi a ricerca multipla permette di trovare il documento desiderato anche nel caso in cui si disponga di informazioni parziali o frammentarie. Inoltre, in pochi passaggi è possibile configurare chiavi di ricerca personalizzate in base alle esigenze specifiche di ogni realtà. Activeinfo si adatta a qualsiasi richiesta aziendale.
Con Activeinfo è possibile definire sistemi di sicurezza e accesso alle informazioni aziendali in base alle competenze di ciascun utente. Ogni collaboratore accede al software con credenziali univoche e personali che abilitano l’accesso a specifici documenti e a specifici archivi.
Oltre al caricamento libero di qualsiasi allegato, Activeinfo consente di censire e organizzare una lista di allegati predefinita, in modo da poter controllare che il documento contenga o meno esattamente gli allegati attesi. Inoltre, è possibile impostare la richiesta di approvazione degli allegati per convalidare la loro conformità a quanto prestabilito.
Activeinfo consente di impostare notifiche e alert sui documenti, rendendo possibile:
- avvisare le persone interessate quando vengono inseriti o attribuiti nuovi documenti di competenza
- generare avvisi abbinati alla variazione di stato di un documento
- generare avvisi riepilogativi per monitorare lo stato di avanzamento delle pratiche.
Gli avvisi sono estendibili anche ai non utilizzatori del sistema, come nel caso dei fornitori.
Inoltre, alle notifiche possono essere allegati file fisici, riepilogo degli indici o link per l’accesso sicuro ai documenti sul server.
Activeinfo è completo e modulare. Fornisce tutte le funzionalità dei tradizionali strumenti di document management in un’architettura integrata e adattabile alle specifiche esigenze. Include utili funzioni per catturare i documenti di qualsiasi formato dagli applicativi gestionali, da sorgenti esterne e dal mondo office. Con Activeinfo è possibile creare un numero illimitato di archivi ognuno dei quali può essere personalizzato con funzioni e regole che ricalcolano il flusso di lavoro.
Activeinfo mette a disposizione metodi di integrazione immediata con qualsiasi software (es: ERP) e consente di archiviare e ricercare i documenti direttamente dal mondo PC e dalle applicazioni esistenti. Inoltre, integra nativamente la gestione del protocollo informatizzato a norma di legge e la segnatura di protocollo con etichette barcode, nonché il successivo riconoscimento automatico.
I segnali visivi sono icone di vari colori abbinabili a stati di avanzamento di un documento. Grazie a questi segnali è possibile individuare con facilità lo stato di un documento, modificarlo e tenere sotto controllo i flussi di lavorazione dei documenti e delle attività.
Dai piccoli uffici alle grandi multinazionali, dalle poche migliaia fino a milioni di documenti per archivio, Activeinfo è la soluzione ideale per qualsiasi realtà a prescindere dalla dimensione aziendale e dal volume dei flussi documentali. Activeinfo non richiede risorse server dedicate, ma sfrutta l’infrastruttura esistente rendendo il servizio rapido e accessibile.
I punti di forza di Activeinfo
In conclusione, Activeinfo è un software particolarmente adatto per la digitalizzazione dei processi aziendali e la dematerializzazione dei documenti. Scopriamo quali sono i principali punti di forza di ActiveInfo.
Facilità
È facile da usare
Gestione
Organizza e centralizza gli archivi aziendali
Costi
Riduce i costi
Protezione
Protegge i dati aziendali e controlla gli accessi
Sicurezza
Assicura maggiore protezione e sicurezza
Semplicità
Semplifica i processi di gestione e incentiva la collaborazione
Ricerca semplificata
Agevola la ricerca dei documenti con qualsiasi software gestionale