Digitalizzazione dei processi aziendali
DESCRIZIONE
Integriamo tecnologie digitali in tutti gli aspetti del business di un’organizzazione
La digitalizzazione dei processi aziendali è il processo di integrazione e di utilizzo delle tecnologie digitali in tutti gli aspetti del business di un’organizzazione. Si tratta quindi di una procedura complessa che prende in considerazione diversi aspetti aziendali (organizzativi, culturali, manageriali) e deve essere studiata in base alle caratteristiche dell’azienda.
Digitalizzare i processi aziendali però non significa inserire semplicemente le nuove tecnologie all’interno della struttura aziendale per facilitare lo svolgimento del lavoro dei dipendenti, ma significa ridisegnare i processi aziendali, definendo un piano di azione mirato.
Inoltre, l’intero iter di digitalizzazione dei processi deve essere completato da attività finalizzate a gestire il cambiamento e da un percorso di formazione pensato per i dipendenti e collaboratori. È infatti fondamentale che ogni persona coinvolta sia a conoscenza dell’importanza del progetto e sia formata durante il percorso.
PROBLEMATICHE
I problemi più riscontrati in assenza di digitalizzazione aziendale
In mancanza di un progetto di digitalizzazione dei processi aziendali, ossia in mancanza di un piano ben definito per introdurre l’utilizzo delle tecnologie digitali nei vari reparti di un’organizzazione i principali problemi riscontrati da collaboratori e figure apicali sono:
Operazioni manuali eccessive
Spesso collaboratori e dipendenti spendono parte dell’orario lavorativo a svolgere operazioni manuali e ripetitive, ma necessarie sottraendo tempo ad attività più stimolanti.
Costi eccessivi
Quando un’azienda predilige la circolazione dei documenti nella versione cartacea deve inevitabilmente sostenere i costi per l’acquisto del materiale (carta, toner, stampanti), per l’affitto e la manutenzione degli spazi e per il personale che deve gestire le attività di archivio.
Mancanza di tracciabilità
Il secondo problema più diffuso è legato alla mancanza di tracciabilità delle operazioni. In caso di necessità quindi non è possibile risalire al “chi ha fatto cosa”, non si può sapere chi ha compiuto una determinata operazione e soprattutto quando è stata svolta.
Mancanza di sicurezza
Collaboratori e dipendenti spesso salvano documenti e file seguendo metodi diversi (es: cartelle di rete, mail, desktop, spazi cloud personali). Queste operazioni rendono difficile la ricerca e non mettono al sicuro i dati aziendali. In più, in mancanza di un archivio unico digitale quando due o più collaboratori devono scambiarsi file e informazioni utilizzano la mail e allegano i file dando origine in molti casi a una comunicazione eccessiva e superflua, che non garantisce accesso sicuro ai file.
PROCESSO
Le nostre soluzioni per la digitalizzazione dei processi aziendali
Il nostro servizio di digitalizzazione dei processi aziendali si rivolge ad imprese private ed enti della pubblica amministrazione che desiderano studiare e definire un piano di azione mirato a integrare le tecnologie digitali nelle diverse funzioni dell’organizzazione.
In particolare, le nostre soluzioni comprendono:
Software di Gestione Documentale
Implementiamo Activeinfo, il software ideale per gestire gli archivi elettronici aziendali, e M-Files, il software multilingua e multipiattaforma pensato per migliorare la gestione dei documenti e per mettere in sicurezza i dati aziendali.
Integrazioni
Realizziamo integrazioni con i software gestionali, CRM, servizi di conservazione digitale a norma, sistemi di protocollo informatico e soluzioni di firma digitale (SAP, Salesforce, Teams, Google Workspace, Outlook, Azure, Sharepoint).
Sviluppo App
Sviluppiamo applicazioni su misura per dispositivi mobili. Le nostre applicazioni aiutano i vari reparti a interagire con i processi aziendali in mobilità.
Integrazioni Pec
Integriamo PecOrganizer, il software ideale per la gestione sicura dei flussi PEC aziendali, con web services, sistemi di conservazione sostitutiva, sistemi di protocollazione, CRM, ERP, AS400, SAP.
Flussi e Workflow
Definiamo e impostiamo, sulla base delle esigenze specifiche del cliente, flussi di lavoro automatici pensati per ridurre le operazioni manuali e aumentare la protezione dei dati.
VANTAGGI
Digitalizzazione dei processi aziendali Euroged: i vantaggi
I principali vantaggi di un piano di digitalizzazione dei processi aziendali sono:
Maggiore
sicurezza
Tracciabilità
dei dati
Riduzione
dei Costi
Miglior servizio
al cliente
Riduzione delle operazioni manuali
Maggiore sicurezza
Le nostre soluzioni di trasformazione digitale assicurano la massima affidabilità e la totale protezione dei documenti e dei dati che circolano tra i vari reparti aziendali.
Tracciabilità dei dati
Maggiore tracciabilità dei dati e delle operazioni svolte: le attività compiute dagli utenti possono essere tracciate e monitorate. Questo permette, in caso di necessità, di risalire all’utente che ha compiuto una determinata azione e di sapere quando una determinata attività è stata svolta.
Riduzione dei costi
La circolazione dei documenti nella loro versione digitale fa sì che i costi aziendali siano ridotti. Si riducono infatti le spese per l’acquisto dei materiali (carta, toner, stampanti), per la manutenzione degli spazi (locali archivio) e per il personale che si occupa dell’organizzazione e della gestione dell’archivio. La riduzione della carta ha anche un impatto positivo sull’ambiente che ci circonda.
Miglior servizio al cliente
La digitalizzazione dei processi aziendali permette di avere una visione complessiva della situazione del cliente, permette di avere a disposizione tutte le informazioni e soprattutto permette di accedere ai dati in qualunque momento. Quando i dati e le nozioni sono reperibili in modo veloce, intuitivo e immediato inevitabilmente anche i servizi offerti ai clienti migliorano.
Riduzione delle operazioni manuali
L’utilizzo di software per la gestione documentale e l’impostazione di workflow automatici fanno sì che alcune attività, solitamente svolte manualmente dai dipendenti, possano essere definite e automatizzate. Per esempio, per richiedere l’approvazione di un documento non sarà più necessario scambiarsi mail con file allegati ma sarà sufficiente definire un flusso automatico che guida il percorso del documento e segnala, con alert e notifiche, la richiesta di autorizzazione alla persona coinvolta.