Digitalizzazione documentale per imprese
L’OBIETTIVO
Recupero archivi aziendali e digitalizzazione del know-how
Consultabilità semplice per processi più veloci, sostenibili e tracciabili
Un percorso di digitalizzazione documentale per imprese è una importantissima operazione di tutela: equivale a salvaguardare e recuperare il valore di un enorme patrimonio aziendale.
Ogni organizzazione custodisce nei propri archivi la sua storia: contratti, progetti, fornitori, clienti, decisioni, risultati.
Lì conserva anche il know-how, le evoluzioni, una cronologia di scelte e impostazioni che rischia di essere persa con il tempo e il fisiologico turnover delle risorse.
Spesso, infatti, questa memoria aziendale è sepolta in faldoni, depositi e archivi fisici difficili da consultare. Che, col tempo, rischiano di diventare inutilizzabili.
Come lo facciamo
Euroged accompagna le aziende nel recupero e nella digitalizzazione certificata degli archivi storici e correnti, rendendoli immediatamente accessibili, ricercabili e subito (re)integrabili nei flussi operativi quotidiani.
Dal documento cartaceo al file indicizzato, ogni passaggio è tracciato e conforme alle linee guida AgID e al Regolamento eIDAS, per garantire autenticità, integrità e validità legale nel tempo.
BENEFICI
Digitalizzazione documentale per imprese:
tutto il tuo passato a portata di mano
Dematerializzare gli archivi significa abbattere costi, migliorare la governance e garantire accessibilità immediata alle informazioni.
Con la dematerializzazione ottieni:
- Recupero e valorizzazione della memoria aziendale
- Accesso immediato a documenti di anni e anni di attività
- Eliminazione dei costi di gestione, spazi e logistica d’archivio
- Maggiore produttività e velocità nei processi decisionali
- Continuità documentale tra reparti, sedi e filiali
- Conservazione sicura e tracciabile nel tempo
I CASI IN CUI SERVE
Problemi pratici, tracciabilità e accountability: quando è il caso di digitalizzare i documenti aziendali?
Archivi fisici ingombranti e poco accessibili
Scatoloni, faldoni e depositi pieni di documenti rendono difficile reperire rapidamente soluzioni già sviluppate e informazioni utili ai processi aziendali.
Ricerca lenta di contratti o documentazione storica
La mancanza sistemica di indicizzazione e digitalizzazione costringe a ore di ricerca manuale per recuperare un singolo documento.
Passaggi generazionali e/o cambi di gestione
In molte aziende la conoscenza documentale è legata alle persone: digitalizzare significa preservare la continuità operativa e il know-how.
Controlli, audit o richieste legali improvvise
Quando servono prove documentali di vecchi progetti o accordi, la digitalizzazione consente un recupero immediato, con tracciabilità certificata.
RISULTATI
Archivi vivi
Ricerca immediata
Costi azzerati
Spazio liberato
Continuità storica
Governance documentale
Le soluzioni Euroged per una digitalizzazione documentale per imprese certificata
Euroged utilizza soluzioni di digitalizzazione documentale per imprese certificate.
Dispone di un Service In-House, ovvero un reparto di dematerializzazione interno e con una expertise di oltre 20 anni.
Tale approccio alla gestione documentale permette di:
- acquisire e convertire in formato digitale archivi storici e correnti;
- indicizzare automaticamente i contenuti per ricerca full-text;
- integrare i documenti digitalizzati nei workflow aziendali;
- conservare digitalmente i file con valore probatorio nel tempo.
Ogni progetto è disegnato su misura, con procedure controllate e tecnologie che rispettano gli standard più rigorosi in materia di integrità, sicurezza e tracciabilità dei dati.
FAQ
6 domande sulla digitalizzazione degli archivi per le imprese private
Cosa si intende per digitalizzazione documentale certificata?
È il processo di acquisizione digitale che garantisce l’autenticità e la validità legale dei documenti originali, nel rispetto delle regole AgID.
È possibile digitalizzare archivi storici di grandi dimensioni?
Sì, Euroged gestisce progetti su larga scala, anche con milioni di documenti, tramite scanner professionali e sistemi di catalogazione automatica.
I documenti digitalizzati mantengono valore legale?
Sì, se il processo di digitalizzazione è certificato e il documento viene conservato digitalmente a norma.
Quanto tempo richiede un progetto di digitalizzazione aziendale?
Dipende dal volume e dalla complessità degli archivi: da poche settimane per archivi recenti o di dimensioni contenute, a qualche mese per archivi storici di grandi dimensioni.
Come avviene la catalogazione dei documenti?
Attraverso metadati e riconoscimento automatico dei contenuti, per rendere la ricerca rapida e precisa.
L’organizzazione documentale dell’archivio elettronico può:
- seguire metodi, processi e software già presenti in azienda e indicati dal cliente, oppure…
- essere oggetto di una proposta custom completamente elaborata da Euroged.
A chi si rivolge il servizio di digitalizzazione dei documenti e degli archivi aziendali?
A imprese di tutti i settori con una lunga storia documentale — aziende produttive, industriali, commerciali o di servizi — e che vogliono trasformare i propri archivi in un asset digitale strategico e accessibile.
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