Gestione documentale, workflow e archiviazione elettronica
L’OBIETTIVO
Processi fluidi, tracciabili e conformi
Dalla manualità all’automazione tracciata
Un sistema di workflow documentale trasforma la gestione dei processi aziendali da un insieme di passaggi manuali e disordinati a un flusso digitale controllato, veloce e trasparente.
La tracciabilità completa delle attività e la reperibilità immediata dei documenti diventano elementi centrali per migliorare produttività e conformità.
Come lo facciamo
Euroged implementa piattaforme di gestione documentale intelligente che consentono di digitalizzare i flussi approvativi, assegnare automaticamente compiti, controllare le versioni e archiviare i documenti in modo strutturato.
Ogni documento viene collegato al suo processo, approvazione o ciclo di vita, garantendo una visione completa, auditabile e conforme alle normative AgID e GDPR.
BENEFICI
Digitalizzare i flussi di lavoro per efficientare il quotidiano
Digitalizzare i flussi di lavoro significa ridurre tempi, errori e garantire la reperibilità immediata dei documenti: il risultato di un progetto di workflow e/o di archiviazione elettronica è un passo avanti nell’efficientamento della quotidianità aziendale.
- Automazione dei flussi di lavoro e riduzione dei tempi di gestione
- Accesso immediato e sicuro ai documenti aziendali
- Eliminazione di errori e duplicazioni nei processi approvativi
- Collaborazione fluida tra reparti e sedi diverse
- Tracciabilità di ogni azione per audit e controlli
- Maggiore conformità a normative e policy aziendali
I CASI IN CUI SERVE
La complessità di flussi e processi rimessa in ordine
Processi approvativi complessi e frammentati
Richieste, ordini, contratti o documenti a approvazioni multiple: se gestiti via email o cartaceo, rallentano il flusso e aumentano il rischio di errore.
Difficoltà nel reperire subito vari documenti
Quando le informazioni sono disperse in più archivi o versioni, la ricerca di un file può richiedere minuti o ore, con impatti diretti sulla produttività.
Mancanza di tracciabilità nelle attività svolte
Senza un sistema coerente di workflow digitale, è impossibile sapere chi ha approvato cosa, quando, con quali modifiche e in quale fase di processo.
Audit rigorosi e controlli interni complessi
Le verifiche di conformità sono lente e costose: per questo è di grande aiuto avere processi documentati di ogni fase e flussi tracciati automaticamente.
RISULTATI
Processi semplificati
Riduzione degli errori
Documenti sempre reperibili
Collaborazione immediata
Conformità continua
Audit-ready
Sistema documentali intelligenti per gestire, archiviare e condividere in sicurezza
Euroged utilizza sistemi documentali intelligenti e piattaforme di workflow management progettate per:
- gestire processi approvativi complessi e multi-reparto;
- archiviare in modo strutturato e sicuro documenti e versioni;
- applicare regole di automazione e notifica;
- garantire tracciabilità completa e accesso controllato ai contenuti.
Le soluzioni adottate si integrano con gli ecosistemi IT aziendali, assicurando interoperabilità con caselle PEC, sistemi di firma digitale e conservazione certificata.
FAQ
5 domande su workflow documentali e gestione elettronica dei processi
Cos’è un workflow documentale?
È la fusione del concetto di “flusso gestionale” con quello di “vita del documento”: con workflow documentale si intende una sequenza di passaggi (digitali) effettuati nel percorso di un documento all’interno di un qualsiasi processo aziendale (creazione, revisione, approvazione, archiviazione…).
Troviamo workflow documentali nei cicli di approvazione, in ogni tipo di autorizzazione (interna e esterna), nelle procedure per ottenere o rendicontare bandi, nelle pratiche per i brevetti…
Il workflow è chiamato a gestire i processi; la gestione documentale invece è a un livello più orizzontale, e si occupa di organizzare, conservare e mettere a disposizione della popolazione aziendale (in tutto o in parte) i contenuti.
Messi insieme, creano un ecosistema davvero efficiente.
Quanto tempo serve per digitalizzare un flusso approvativo?
Dipende dalla complessità: per flussi standard si parla di settimane, per processi più articolati di qualche mese.
È possibile integrare il sistema con altri software aziendali?
Sì, i sistemi documentali si connettono a gestionali, CRM, ERP, PEC e piattaforme di firma digitale.
I documenti archiviati digitalmente sono sicuri? Come si garantisce la conformità normativa?
Sì, sono conservati in ambienti cifrati con controllo accessi, versioning e tracciamento delle attività.
La compliance è garantita attraverso l’applicazione delle linee guida AgID, la gestione di ruoli e permessi e la conservazione digitale certificata.
È possibile lavorare in mobilità e da cellulare / smartphone?
Assolutamente sì: i sistemi documentali moderni permettono l’accesso sicuro ai documenti ovunque, anche da dispositivi mobili.
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