Governance caselle PEC aziendali
L’OBIETTIVO
Organizzazione, efficienza, sicurezza e controllo completo
su tutte le comunicazioni più delicate
Da fonte di rischio a strumento di business
La PEC aziendale è uno strumento delicato, su cui transitano comunicazioni cruciali per il business e l’organizzazione aziendale.
Ogni messaggio PEC è una comunicazione legale e vincolante: errori, dimenticanze o mancata presa visione possono generare danni economici, operativi, reputazionali e normativi.
Passare da una gestione frammentata e rischiosa a un modello di governance digitale sicuro e trasparente permette di utilizzare la PEC su un perimetro ampio, sicuro, certificato, asseverato.
Come lo facciamo
PecOrganizer® è il software sviluppato interamente da Euroged per centralizzare tutte le caselle PEC aziendali in un’unica interfaccia.
Nasce per ridurre al minimo i rischi di smarrimento, confusione, mancata gestione e scarsa accountability delle azioni sui messaggi certificati.
Garantisce:
- gestione multi-utente
- assegnazione dei messaggi
- automazione dei flussi documentali
- tracciabilità completa…
- … e decine di altre funzionalità, anche custom.
Il sistema permette di rendere la PEC uno strumento integrato ai processi aziendali, garantendone anche protocollazione e conservazione digitale.
BENEFICI
Gestione centralizzata e sicura delle PEC: meno rischi, più automazione, compliance legale totale
Gestire le PEC con PecOrganizer® assicura:
- Governance centralizzata di tutte le caselle PEC aziendali
- Tracciabilità completa di ogni comunicazione certificata
- Conformità garantita alle normative AgID e GDPR
- Drastica riduzione del rischio di errori umani e mancata presa in carico
- Assegnazione automatica dei messaggi a reparti o persone competenti
- Integrazione diretta con workflow e conservazione digitale
I CASI IN CUI SERVE
PEC perse e non gestite, scadenze mancate, oneri probatori non dimostrabili
Smarrimento e/o mancata presa visione e gestione di PEC critiche
Quando le caselle sono gestite da più persone senza regole condivise, i messaggi importanti possono facilmente passare inosservati o restare non letti.
Mancato controllo di chi agisce sulle comunicazioni certificate
Senza una visione centralizzata delle PEC aziendali, è impossibile sapere chi ha letto cosa, quando e con che esito, con gravi deficit di accountability.
Sovraccarico delle caselle e singoli utenti non coordinati
Nelle organizzazioni complesse, la gestione manuale di decine di caselle PEC porta inevitabilmente a errori, duplicazioni e inefficienze operative.
Audit esterni e controlli terzi di conformità non tracciabili
In caso di verifica da parte delle autorità o contenziosi con soggetti terzi, servono prove documentali chiare: senza governance, il recupero dati diventa incerto e lento.
RISULTATI
Zero errori
Audit-ready
Controllo totale
Workflow fluido
Compliance garantita
Tempo risparmiato
PecOrganizer®: la piattaforma per la governance integrata delle caselle PEC aziendali
Scopri come PecOrganizer® può supportare la tua organizzazione a strutturare un processo di governance delle comunicazioni certificate.
Dalla gestione multi-casella e multi-utente alle logiche di smistamento automatico; dall’integrazione con i sistemi gestionali e i processi di protocollo, alla firma digitale e conservazione digitale a norma.
PecOrganizer® è la chiave per assegnare, classificare, archiviare e gestire in ogni fase i messaggi più importanti della quotidianità aziendale.
FAQ
5 domande sulla Governance caselle PEC Aziendali
Perché non basta accedere alla PEC dal portale del gestore?
Perché le caselle aziendali coinvolgono più utenti e reparti: serve un sistema che garantisca visibilità e controllo di chi accede, più spazio alla casella, archiviazione automatica e facilità di gestione.
Quali rischi si corrono con una gestione non governata?
Smarrimento di PEC legali, mancate risposte entro termini, violazioni GDPR e perdita di prove digitali in caso di contenzioso.
PecOrganizer® può gestire più caselle contemporaneamente?
Sì: è progettato per la gestione multi-casella e multi-utente – con filtri, assegnazioni e notifiche intelligenti. Scopri di più sul sito di PecOrganizer®.
È possibile integrare PecOrganizer® con altri sistemi aziendali?
Sì: PecOrganizer® si adatta perfettamente a infrastrutture IT complesse, distribuite o ibride.
Integra in modo nativo connettori, API, Web Services e strumenti RPA e connette il sistema di PEC aziendali con ERP, sistemi documentali, CRM, protocolli, BI e molto altro. Scopri di più sul sito di PecOrganizer®.
Come garantisce la conformità normativa?
PecOrganizer® segue le linee guida AgID, il Regolamento eIDAS ed è GDPR, DORA, Nis2 e Data Act Compliant.
DAL NOSTRO BLOG
Notizie ed approfondimenti sulla Gestione Documentale
Cosa possiamo fare per la tua azienda?
Scopriamolo insieme!
Compila il form sottostante