Le aziende ogni giorno producono una quantità impressionante di documenti e tenere traccia di tutte le informazioni può essere un compito difficile.
In mancanza di un software di gestione documentale i collaboratori vengono travolti da dati e numeri e sono costretti a dedicare del tempo prezioso per cercare il materiale necessario allo svolgimento del lavoro quotidiano.
M-Files, la piattaforma agile di digitalizzazione dei processi aziendali, aiuta le aziende di qualsiasi settore a risolvere i problemi legati alla gestione dei documenti e aiuta le persone a trovare e utilizzare le informazioni in modo più efficace.
Quali sono i benefici di M-Files?
I quattro benefici principali che M-Files può apportare alle aziende indipendentemente dal settore di appartenenza sono:
1. Maggiore conformità
Un’azienda, a seconda del settore in cui opera, deve rispettare una serie di requisiti di conformità (compliance). Se la tecnologia adottata dall’azienda non è conforme alle normative richieste neanche l’azienda potrà esserlo.
M-Files aiuta in questo perché dimostra la conformità alle normative in modo efficace e allo stesso tempo migliora la visibilità e il controllo delle informazioni.
Con M-Files infatti tutti i documenti sono tracciabili e si possono comprendere i processi di business e i flussi informativi aziendali: questo permette di adottare un approccio basato sul rischio e di garantire una maggiore sicurezza dei documenti.
2. Documenti più sicuri
Il secondo vantaggio riguarda la sicurezza dei documenti: con un software di gestione documentale si ha a disposizione un unico archivio che protegge meglio le informazioni e i dati sensibili creati ogni giorno.
Utilizzando un’unica fonte di informazioni i dati saranno più protetti e meno accessibili agli hackers.
Se invece le informazioni vengono salvate su unità cloud personali, su archivi locali o vengono condivise in cartelle in rete diventa difficile non solo sapere dove si trova un documento ma anche e soprattutto proteggerlo.
Inoltre, per ridurre al minimo il rischio di errore umano, con M-Files è possibile controllare la visibilità dei dati e attraverso l’impostazione di autorizzazioni e permessi si possono nascondere i documenti sensibili pur mantenendo un unico luogo di archiviazione.
3. Ricerche più efficienti
Il terzo vantaggio offerto da M-Files riguarda la ricerca dei documenti. Se pensiamo alla quantità di dati e di informazioni che ogni giorno vengono creati in un’azienda possiamo immaginare quanto sia difficile trovare un documento.
In media un collaboratore impiega dieci minuti per trovare il documento necessario per iniziare il lavoro. Se moltiplichiamo questo tempo perso per il numero totale dei dipendenti e per il numero di documenti di cui ogni collaboratore potrebbe avere bisogno ogni giorno ci rendiamo conto della grandezza del problema.
M-Files risolve questo problema.
Con M-Files, infatti, è possibile connettere i silos ad un ambiente di lavoro unificato e ritrovare per la stessa ricerca tutte le fonti aziendali. Non è quindi importante sapere dove si trova un documento, ma è importante sapere cosa si sta cercando.
In più M-Files fornisce la versione corretta di un documento in ogni momento preservando le versioni precedenti in maniera automatica.
4. Maggiore collaborazione
Infine, M-Files non solo supporta la collaborazione interna, ma la migliora perché spesso i progetti di successo sono proprio quelli svolti da più persone che collaborano tra di loro e condividono reciprocamente le informazioni.
Ad oggi però molti dipendenti condividono file personali e utilizzano sistemi di sincronizzazione per il salvataggio e la condivisione di informazioni riservate. In più un documento durante il suo ciclo di vita viene copiato e salvato in media 19 volte: diventa difficile e frustrante trovare l’ultima versione per procedere con il lavoro.
Per garantire un maggiore controllo e per rendere più efficiente la collaborazione M-Files offre ai collaboratori la possibilità di accedere alle stesse versioni dei documenti contemporaneamente, consultabili anche su tablet o mobile, e di attivare notifiche via mail ogni volta in cui un file viene modificato.
In conclusione, M-Files è in grado di migliorare le prestazioni aziendali offrendo una piattaforma di gestione documentale di ultima generazione capace di impattare positivamente sulla conformità aziendale, sulle modalità di ricerca, sulla sicurezza dei documenti e sulla collaborazione interna.
