Gestione PEC
GESTIONE PEC
Gestionale PEC PecOrganizer: software per la gestione PEC
Un software gestionale PEC è un software pensato e sviluppato per la gestione della PEC, acronimo di posta elettronica certificata.
A partire dal 1° ottobre 2020 aziende, ditte individuali, liberi professionisti e enti della Pubblica Amministrazione hanno infatti l’obbligo di disporre di almeno una casella di posta elettronica certificata con cui inviare e ricevere comunicazioni con datacerta e valore legale.
In molte realtà la quantità considerevole di indirizzi PEC attivi, i flussi notevoli di messaggi di posta elettronica certificata inviati e ricevuti ogni giorno e il numero elevato di utenti che abitualmente accedono alle caselle PEC hanno fatto sorgere l’esigenza di adottare un software per gestione delle PEC aziendali.
I messaggi PEC hanno peculiarità specifiche che li differenziano dai messaggi tradizionali di posta elettronica ordinaria e devono essere gestiti con molta attenzione e nel rispetto delle tempistiche. Per questo motivo gestire i flussi PEC aziendali senza l’aiuto di un software adeguato è un’attività che non solo può rivelarsi complessa, ma può anche portare a errori, confusioni e perdite economiche.
PecOrganizer è il software ideale per mettere al sicuro le caselle PEC aziendali e gestirle con semplicità, riducendo al minimo il rischio di errori, perdite economiche e di documentazione.
Semplice ed intuitivo da utilizzare, PecOrganizer permette di aprire facilmente i messaggi PEC, metterli al sicuro in un archivio unico e centralizzato, contrassegnare lo stato di lavoro con apposite icone e smistarli automaticamente alla persona di competenza assicurando così la presa in carico del messaggio.
PROBLEMATICHE
I problemi più riscontrati nella gestione della PEC
In assenza di un software gestionale della PEC, i problemi riscontrati con più frequenza da dipendenti, collaboratori e figure apicali sono:
Mancanza di controllo
In ogni realtà aziendale, il controllo sulla totalità dei messaggi di posta elettronica certificata diventa un punto critico per la governance aziendale. Gli utenti che accedono alle caselle PEC operano in autonomia, senza un sistema centralizzato di tracciamento delle operazioni effettuate, rendendo impossibile stabilire chi ha gestito ogni singola comunicazione e quali azioni sono state intraprese. Questa mancanza di supervisione espone l’azienda a potenziali rischi operativi e di compliance, soprattutto in contesti enterprise dove il volume delle PEC è significativo e le comunicazioni hanno un valore legale
Abbinamento di avvenuta accettazione e consegna
Ogni messaggio PEC inviato genera due messaggi, uno di avvenuta accettazione e uno di avvenuta consegna, che confermano al mittente la buona riuscita dell’invio. In mancanza di un gestionale PEC la riconciliazione delle due ricevute al corrispettivo messaggio PEC inviato deve essere svolta manualmente. Questa operazione richiede molta precisione e soprattutto molto tempo all’utente che deve occuparsene
Utilizzo delle cartelle condivise
Quando più utenti accedono alle stesse cartelle il rischio di creare errori o confusione è molto alto. In alcuni casi due o più utenti possono prendere in carico lo stesso messaggio senza saperlo, in altri invece un messaggio rischia di non essere preso in carico perché risulta “già letto”. I client di posta infatti evidenziano in grassetto la mail che devono ancora essere lette, ma non appena un messaggio viene visualizzato la sua evidenziazione scompare. Inoltre, quando più utenti accedono alla stessa casella utilizzando un tradizionale client di posta tutti hanno la possibilità di visualizzare i messaggi in entrata, a differenza dei messaggi in uscita che vengono visualizzati solo da chi li invia
Mancanza di spazio
Indipendentemente dal provider scelto lo spazio di archiviazione a disposizione è sempre limitato. Quando una casella PEC si satura non è in grado né di ricevere né di inviare nuovi messaggi ed è sempre compito del titolare, ossia l’azienda, garantirne l’operatività. Per far sì che le caselle siano sempre attive e lo spazio sia disponibile i dipendenti spesso procedono con la cancellazione dei messaggi PEC. Questa operazione è molto pericolosa perché in caso di necessità i messaggi non saranno più recuperabili. Accanto alla cancellazione volontaria finalizzata a liberare lo spazio dalla webmail, si affianca la cancellazione involontaria o per errore. Anche in questo caso i messaggi PEC non saranno più recuperabili
Inoltro dei messaggi PEC
In diverse realtà non tutti gli utenti sono abilitati alla gestione PEC, ma solo alcuni. Questi ultimi, di conseguenza, hanno il compito una volta letto il messaggio di inoltrarlo alla persona di competenza che dovrà prenderlo in carico e gestirlo. In caso di errore di assegnazione sarà quest’ultimo a inoltrarlo a sua volta al collega che dovrà valutare se prendere o meno in carico il messaggio. La mancanza di un flusso automatizzato per la gestione PEC crea confusione e colli di bottiglia, causa perdite di tempo, moltiplica il rischio che una comunicazione venga trascurata o dimenticata nel corso della catena di inoltri
SOLUZIONE
PecOrganizer
PecOrganizer aiuta le imprese, gli studi professionali e gli enti della pubblica amministrazione a risolvere i problemi riscontrati, a mettere in sicurezza i flussi PEC aziendali e a ridurre il rischio di errori.
In particolare, il gestionale PEC PecOrganizer consente di:
Gestire caselle email
PecOrganizer aiuta a gestire in modo integrato e in un unico ambiente di lavoro tutte le caselle PEC aziendali, indipendentemente dal provider scelto. Con la gestione multi-account e multi-provider è possibile configurare su PecOrganizer qualsiasi casella di posta elettronica certificata. Semplifica il flusso di lavoro degli utenti e assicura che la gestione di tutti i messaggi venga portata a termine nel modo più sicuro ed efficiente possibile.
Autorizzazioni
Attribuire a ogni utente autorizzazioni e diritti specifici
Smistamento
Smistare i messaggi PEC all’ufficio o alla persona di competenza
Presa in carico
Assicurare la presa in carico del messaggio grazie alla funzione “letto certo consapevole”
Regole automatiche
Impostare regole automatiche per facilitare le operazioni di smistamento
Invio multiplo
Inviare uno stesso messaggio PEC a più destinatari contemporaneamente in poche e semplici mosse
Mettere in sicurezza le PEC
PecOrganizer assicura elevate garanzie di sicurezza e di protezione delle caselle e dei flussi PEC aziendali. Il nostro gestionale PEC aiuta ad operare in modo sicuro nel rispetto delle normative in termini di privacy e ad ottimizzare l’iter di lavoro del personale aziendale.
Credenziali univoche
Attribuire a ogni utente credenziali di accesso univoche e personali
Tracciamento
Tracciare e controllare le operazioni e le attività svolte dagli utenti all’interno delle caselle
Controllo presa in carico
Controllare la presa in carico dei messaggi
Recupero messaggi
Evitare le cancellazioni dei messaggi da parte degli utenti e recuperare eventuali messaggi cancellati erroneamente
Impostazione cancellazione automatica email
Cancellare automaticamente i messaggi dalla webmail ad una frequenza stabilita, per evitare la saturazione dello spazio e garantire l’operatività delle caselle
Archiviare i messaggi PEC
PecOrganizer, grazie a un sistema di archiviazione centralizzata e sempre accessibile, risolve il problema dello spazio sollevando gli utenti dall’obbligo di effettuare salvataggi in locale.
Archiviazione automatica
Archiviare in modo automatico e centralizzato i messaggi PEC
Archiviazione in caselle dedicate
Archiviare i messaggi PEC ricevuti in cartelle dedicate
Avvenuta accettazione e consegna
Riconciliare in modo automatico i messaggi di bavvenuta accettazione e consegna
Cancellazione da webmail
Cancellare i messaggi PEC dalla webmail mantenendoli disponibili sul file system
Ricerca facilitata dei messaggi
Cercare e trovare facilmente i messaggi grazie all’utilizzo di tag, categorie e strumenti di ricerca avanzata
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