Oggi parliamo di protezione dei dati aziendali.
Uno studio di IBM ha rivelato che quando avviene una violazione dei dati di un’azienda nel 24% dei casi la violazione viene provocata da un errore umano.
Le tre cause principali delle violazioni di dati sono:
- attacchi informatici e tentativi di phishing
- scarsa protezione dei dispositivi aziendali
- disorganizzazione nelle abitudini di gestione dei file
Quindi, secondo lo studio, la maggior parte delle cause di violazioni dei dati aziendali è riconducibile a comportamenti umani.
Questo avviene perché le persone creano, modificano, inoltrano, archiviano e condividono documenti nei file system aziendali. Oggi lo scambio di e-mail è sempre più frenetico e incontrollabile e strumenti come Teams, Skype, Dropbox sono sempre più diffusi.
Inoltre, molti documenti, contenenti anche informazioni e dati sensibili, vengono salvati, esportati e condivisi in Excel.
Quali sono gli aspetti critici degli scenari attuali?
1. Le persone rappresentano l’anello più debole
Per capire i motivi alla base degli errori commessi ogni giorno dobbiamo tornare indietro nel tempo.
Prima dell’arrivo dei computer i documenti erano cartacei.
Impiegati specializzati si dedicavano alla gestione dell’archivio cartaceo: sapevano dove collocare ogni documento, come ricercarlo e chi aveva accesso a determinate informazioni.
Con l’avvento dei computer le dinamiche sono inevitabilmente cambiate.
I documenti cartacei sono stati sostituiti da documenti nativi digitali e di conseguenza i collaboratori possono controllare e gestire le informazioni in modo del tutto autonomo.
I documenti sono diventati nativi digitali e ora sono direttamente i lavoratori a controllare e gestire le informazioni.
Ed è proprio qui che possono sorgere gli errori perché i collaboratori possono condividere, inviare e scambiare dati sensibili con strumenti non del tutto sicuri.
2. Dati aziendali e smart working
Nel corso dell’ultimo anno sempre più aziende hanno dato ai propri collaboratori la possibilità di lavorare in smart working.
Quando si lavora da remoto la necessità di gestire al meglio i flussi di lavoro inevitabilmente aumenta. Infatti, se non si condivide lo stesso spazio di lavoro chiedere un documento a un collega può essere molto più macchinoso e complesso.
In assenza di uno strumento di automatizzazione del workflow diventa molto complicato per i lavoratori destreggiarsi tra le cartelle per trovare i documenti, archiviarli e condividerli e tutto ciò può portare a una perdita di alcuni dati e al rischio di accesso a informazioni sensibili.
Come si può intervenire?
Come si può ridurre al minimo il rischio di errore umano in questi scenari?
L’investimento in un software di information management può essere la soluzione perché riduce drasticamente il rischio di violazioni.
La tecnologia M-Files permette di coniugare l’esperienza di lavoro abitudinario dell’utente con un vero e proprio sistema di controllo in grado di tutelare l’azienda dal rischio di perdita e fuga di dati sensibili.
M-Files è un vero e proprio assistente virtuale che aiuta il personale aziendale a non doversi preoccupare dell’archiviazione dei dati e garantisce la protezione verso gli attacchi esterni, l’utilizzo interno non autorizzato e la tracciatura delle attività nel tempo.
M-Files è la tecnologia semplice, veloce ed efficace per automatizzare la gestione delle informazioni di qualsiasi area aziendale.
