Con l’espressione dematerializzazione dei documenti si intende il processo che prevede la conversione dei documenti dal formato cartaceo al formato digitale mantenendone invariato il valore legale e probatorio.
Questo processo di conversione non ha però solo l’obiettivo di sostituire i documenti cartacei presenti nell’archivio di un’impresa o di una pubblica amministrazione con le corrispettive versioni informatiche, ma si pone anche l’obiettivo di trovare nuovi metodi per ridurre o eliminare la creazione di nuovi documenti cartacei. È quindi importante tanto la dematerializzazione dei documenti archiviati nel corso degli anni, quanto la digitalizzazione dei processi aziendali, in modo da definire nuovi flussi per creare i documenti direttamente nel formato digitale.
Attualmente il servizio di dematerializzazione dei documenti cartacei viene richiesto sia da imprese ed enti privati sia da comuni ed enti della pubblica amministrazione che hanno bisogno di dematerializzare documenti di vario tipo, come disegni tecnici, libri contabili, fascicoli tecnici di vari formati, pratiche edilizie di vari anni.
Diventata ormai una prassi diffusa e consolidata, la dematerializzazione dei documenti è regolamentata da specifiche norme legislative e il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) stabilisce le procedure per eseguire in modo corretto la conservazione digitale dei documenti informatici.
