Gestione PEC

Utilizzando la webmail del provider o i tradizionali client di posta non si ha la possibilità di tracciare e monitorare le operazioni compiute dagli utenti all’interno delle caselle PEC. Di conseguenza, non si può risalire al “chi ha fatto cosa”, non si può sapere quando un messaggio è stato letto, da chi e soprattutto quale esito ha avuto la lettura. Inoltre, la mancanza di controllo rende difficile la presa in carico di un messaggio PEC: può capitare che due colleghi prendano in carico contemporaneamente la stessa comunicazione senza saperlo o al contrario si rischia che un messaggio venga trascurato.

Indipendentemente dal provider scelto lo spazio di archiviazione a disposizione è sempre limitato. Quando una casella PEC si satura non è in grado né di ricevere né di inviare nuovi messaggi ed è sempre compito del titolare, ossia l’azienda, garantirne l’operatività. Per far sì che le caselle siano sempre attive e lo spazio sia disponibile i dipendenti spesso procedono con la cancellazione dei messaggi PEC. Questa operazione è molto pericolosa perché in caso di necessità i messaggi non saranno più recuperabili. Accanto alla cancellazione volontaria finalizzata a liberare lo spazio dalla webmail, si affianca la cancellazione involontaria o per errore. Anche in questo caso i messaggi PEC non saranno più recuperabili.

Ogni messaggio PEC inviato genera due messaggi, uno di avvenuta accettazione e uno di avvenuta consegna, che confermano al mittente la buona riuscita dell’invio. In mancanza di un gestionale PEC la riconciliazione delle due ricevute al corrispettivo messaggio PEC inviato deve essere svolta manualmente. Questa operazione richiede molta precisione e soprattutto molto tempo all’utente che deve occuparsene.