Gestione documentale e software per la gestione documentale

DESCRIZIONE

Gestione Documentale

Con l’espressione gestione documentale si intende la corretta amministrazione di un documento durante il suo intero ciclo di vita, dalla sua creazione alla sua conservazione.

Ogni giorno, dipendenti e collaboratori di imprese private, enti della pubblica amministrazione e studi professionali creano, inviano e archiviano una grande quantità di documenti contenenti dati e informazioni di diverso significato: documenti amministrativi, contabili, giuridici, commerciali, e via dicendo.

Tenere traccia di tutte le informazioni e cercare il materiale necessario allo svolgimento del lavoro quotidiano può essere impegnativo e può causare un grande spreco di tempo. Per far sì che questo non accada è fondamentale archiviare e mettere al sicuro i dati e renderli facilmente accessibili e condivisibili.

Un software di gestione documentale è una soluzione informatica che permette di mettere al sicuro i documenti, organizzarli secondo le esigenze specifiche dell’azienda, tenere traccia delle diverse versioni di un contenuto e condividere i dati con semplicità.

PROBLEMATICHE

I problemi più riscontrati nella gestione dei documenti

In mancanza di un software di gestione documentale i problemi riscontrati con più frequenza da dipendenti e collaboratori sono:

Difficoltà di ricerca

Senza un software di gestione documentale, per cercare e trovare un documento può servire tanto tempo. Questo succede perché ogni dipendente utilizza dei criteri personali per salvare i documenti rendendo involontariamente difficile la ricerca agli altri collaboratori.

Mancanza di sicurezza

Senza un software di gestione documentale diventa difficile personalizzare e impostare la visibilità dei dati. In questo modo si rischia di mostrare dati sensibili a persone che non ne hanno il diritto e non si ha la possibilità di configurare autorizzazioni e permessi.

Mancanza di tracciabilità

Se non si utilizza un software di gestione documentale non è possibile tracciare e, in caso di necessità, monitorare le operazioni e le attività svolte dagli utenti.

Comunicazione superflua

In mancanza di workflow spesso la comunicazione tra colleghi avviene tramite mail che vengono utilizzate con diverse finalità: per segnalare al collega un’attività da svolgere, per richiedere autorizzazioni, per scambiare file e documenti, e via dicendo.

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PROCESSO

Le nostre soluzioni per la gestione documentale

Il nostro servizio di gestione documentale si rivolge sia a imprese private sia ad enti della pubblica amministrazione che hanno la necessità di mettere al sicuro i documenti, archiviarli, organizzarli e renderli fruibili ai dipendenti.

I software che Euroged propone sono: Activeinfo e M-Files.

Activeinfo

Activeinfo è il software di gestione documentale creato da Euroged per organizzare e snellire la gestione delle informazioni aziendali. Adatto a qualsiasi tipologia di business, è la soluzione ideale per gestire gli archivi elettronici aziendali e per archiviare il ciclo attivo e il ciclo passivo contabile grazie all’integrazione con i sistemi ERP.

Scopri Activeinfo

M-Files

M-Files è il software per la gestione documentale aziendale multilingua e multipiattaforma pensato per migliorare le modalità di gestione dei documenti e per mettere in sicurezza le informazioni aziendali. Mette a disposizione diversi strumenti per organizzare, modificare e condividere i dati aziendali sfruttando le potenzialità dell’intelligenza artificiale.

Scopri m-files

VANTAGGI

Gestione Documentale Euroged:
i vantaggi

L’utilizzo di un software di gestione documentale come M-Files o Activeinfo ha diversi vantaggi:

Maggiore conformità

Un’azienda, a seconda del settore in cui opera, deve rispettare una serie di requisiti di conformità. Se la tecnologia adottata dall’azienda non è conforme alle normative richieste neanche l’azienda potrà esserlo. L’utilizzo di un software di gestione documentale aiuta a dimostrare la conformità alle normative in modo efficace e allo stesso tempo migliora la visibilità e il controllo delle informazioni. Questo è possibile perché tutti i documenti sono tracciabili e le operazioni svolte dagli utenti possono essere monitorate.

Automazione dei flussi

Uno dei vantaggi più significativi è strettamente legato alla possibilità di impostare i workflow automatici, ossia flussi finalizzati a gestire i processi di business attraverso l’utilizzo di modelli e task. I workflow assicurano che i documenti siano sempre indirizzati alla persona di competenza sia in fase di creazione sia in fase di modifica, permettono di impostare notifiche e alert che segnalano all’utente l’attività da compiere, permettono di monitorare e analizzare i processi di business aziendali e agevolano la comunicazione tra dipendenti incentivandone la collaborazione.

Maggiore sicurezza

La sicurezza dei documenti e delle informazioni è fondamentale quando si gestisce un archivio. Utilizzando un software di gestione documentale come M-Files o Activeinfo si ha a disposizione un archivio unico e centralizzato che protegge al meglio le informazioni e i dati sensibili creati ogni giorno. Infatti, se si utilizza un’unica fonte di informazioni i dati risultano più protetti e meno accessibili agli hackers. Se invece le informazioni vengono salvate su unità cloud personali, su archivi locali o vengono condivise in cartelle di rete diventa difficile non solo sapere dove si trova un documento ma anche e soprattutto proteggerlo. Inoltre, per ridurre al minimo il rischio di errore umano, con il software di gestione documentale è possibile personalizzare la visibilità dei dati e impostare autorizzazioni e permessi per nascondere i documenti sensibili pur mantenendo un unico luogo di archiviazione.

Ricerche più efficienti

Un aspetto importante riguarda la ricerca dei documenti. Se pensiamo alla quantità di dati e di informazioni che ogni giorno vengono creati in un’azienda, possiamo immaginare quanto sia difficile trovare un documento. In più, spesso un documento viene salvato in più versioni e in diversi luoghi rendendo difficile il recupero della versione più aggiornata. Il software di gestione documentale permette di connettere i vari silos di lavoro – amministrazione, commerciale – ad un ambiente di lavoro unificato e ritrovare per la stessa ricerca tutte le fonti aziendali. In più fornisce per versione corretta e aggiornata di un documento in ogni momento preservando le versioni precedenti in maniera automatica.

Gestione documentale

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