DESCRIZIONE

Cos'è la gestione digitale
delle non conformità

Con l’espressione non conformità si intende un mancato soddisfacimento di condizioni, requisiti e specifiche o uno scostamento rispetto agli standard di riferimento.

Le non conformità possono riguardare prodotti, processi, sistemi o procedure e variano in funzione del settore di appartenenza dell’azienda. Alcuni esempi di non conformità sono: i reclami, i resi, i ritardi, gli errori interni, le difettosità, i problemi legati alle procedure, gli imprevisti legati alle forniture e altro.

Gestire e risolvere le non conformità in modo ottimale è fondamentale per aumentare la qualità dei servizi erogati e per far crescere la competitività aziendale.

Inoltre, la complessità dei processi di gestione delle non conformità richiede il supporto della digitalizzazione, l’utilizzo di un software idoneo e la definizione di flussi di lavoro automatici.

PROBLEMATICHE

I problemi più riscontrati

In mancanza di un software adeguato per la gestione delle non conformità e in mancanza di flussi definiti e strutturati, i problemi che si riscontrano con più frequenza sono:

Mancanza di centralizzazione

Dipendenti e collaboratori spesso salvano file e documenti in punti delocalizzati come cartelle di rete, file system, desktop, e-mail. Così facendo diventa difficile recuperare un documento specifico, consultare più file contemporaneamente, avere una visione complessiva delle non conformità e verificare lo stato di avanzamento dei lavori.

Eccessiva comunicazione

Per condividere le informazioni i dipendenti spesso utilizzano portali interni e numerose mail. In caso di gestione di una non conformità lo scambio comunicativo rischia di diventare considerevole.

Mancanza di notifiche e segnalazioni

Spesso i portali utilizzati non hanno un sistema di alert e notifiche efficace in grado di segnalare all’utente la nuova non conformità da prendere in carico o l’avanzamento di uno stato.

PROCESSO

Il flusso di lavoro

Per un cliente operante nel settore della produzione, manifattura e impianti abbiamo implementato M-Files, il software per la gestione intelligente delle informazioni, con un modulo specifico per la gestione delle non conformità.

L'ITER CON IL CLIENTE È STATO COSÌ DEFINITO:
  • 1

    Segnalazione

    A partire da un reclamo o da una segnalazione esterna, un utente interno alla società nominato segnalatore crea in M-Files un modulo per la gestione di una non conformità.

  • 2

    Modulo di Gestione

    Il modulo viene creato dal segnalatore a partire da un template definito con il cliente in precedenza: il documento contiene una serie di campi o proprietà da compilare e una volta completati il modulo di gestione delle non conformità viene creato in automatico.

  • 3

    Alert e notifiche

    A questo punto la non conformità viene segnalata tramite un sistema di alert e notifiche all’utente di competenza (inserito nell’apposito campo dal segnalatore nella fase precedente) e lo stato della non conformità viene modificato in “proposta di soluzione”.

  • 4

    Definizione soluzione

    L’utente di competenza, una volta ricevuta la notifica di assegnazione della non conformità, ha il compito di individuare una soluzione al problema. Una volta trovata la possibile soluzione, dovrà segnalarla alla figura tecnica che dovrà prenderla in carico.

  • 5

    Risoluzione tecnica

    A questo punto il tecnico riceve una notifica automatica che segnala la procedura da seguire per la risoluzione e, una volta messa in atto, lo stato della non conformità viene modificato in “verifica di soluzione”.

  • 6

    Verifica

    Prima di concludere l’iter il tecnico dovrà verificare l’efficacia o l’inefficacia della soluzione proposta: in caso di soluzione efficace l’iter si conclude, in caso contrario sarà necessario tornare allo stato “proposta di soluzione” e l’utente competente dovrà elaborare un’altra possibile soluzione. L’iter quindi si ripete fino alla completa risoluzione del problema.

VANTAGGI

I vantaggi della gestione digitale delle non conformità

La gestione delle non conformità con un software idoneo e con flussi di lavoro definiti e strutturati in base alle esigenze del cliente, porta numerosi vantaggi:

Unico archivio

I moduli di gestione delle non conformità vengono archiviati in un unico luogo. Un dipendente o collaboratore non ha quindi problemi a consultare contemporaneamente tutti i moduli o a visionarne uno in particolare.

Storico e tracce

Con M-Files è possibile monitorare le operazioni svolte e le relative tempistiche.

Alert e reminder automatizzati

Permettono di segnalare le non conformità ed evitare che un modulo di gestione venga trascurato.

Processo customizzabile

Ogni iter di gestione può essere customizzato e costruito in funzione delle esigenze specifiche dell’azienda.

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