Dematerializzazione documenti
Convertiamo i tuoi documenti dal formato cartaceo al formato digitale
Con l’espressione dematerializzazione dei documenti si intende il processo che prevede la conversione dei documenti dal formato cartaceo al formato digitale mantenendone invariato il valore legale e probatorio.
Questo processo di conversione non ha però solo l’obiettivo di sostituire i documenti cartacei presenti nell’archivio di un’impresa o di una pubblica amministrazione con le corrispettive versioni informatiche, ma si pone anche l’obiettivo di trovare nuovi metodi per ridurre o eliminare la creazione di nuovi documenti cartacei. È quindi importante tanto la dematerializzazione dei documenti archiviati nel corso degli anni, quanto la digitalizzazione dei processi aziendali, in modo da definire nuovi flussi per creare i documenti direttamente nel formato digitale.
Attualmente il servizio di dematerializzazione dei documenti cartacei viene richiesto sia da imprese ed enti privati sia da comuni ed enti della pubblica amministrazione che hanno bisogno di dematerializzare documenti di vario tipo, come disegni tecnici, libri contabili, fascicoli tecnici di vari formati, pratiche edilizie di vari anni.
Diventata ormai una prassi diffusa e consolidata, la dematerializzazione dei documenti è regolamentata da specifiche norme legislative e il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) stabilisce le procedure per eseguire in modo corretto la conservazione digitale dei documenti informatici.
PROBLEMATICHE
Dematerializzazione documenti: problemi frequenti
In mancanza di un archivio digitale, i problemi riscontrati con maggiore frequenza da imprese ed enti della pubblica amministrazione sono:
Costi elevati
La gestione di un archivio cartaceo è senza dubbio costosa. A tal proposito bisogna considerare i costi per l’acquisto del materiale (stampanti, carta e toner), i costi per le attività di stoccaggio e di archiviazione dei documenti, i costi per la manutenzione e l’eventuale affitto di locali idonei. Inoltre, ma non meno importante, la produzione di documenti cartacei ha un forte impatto sull’ambiente che ci circonda.
Difficoltà di gestione
Catalogare, archiviare e trovare documenti all’interno di un archivio cartaceo è impegnativo e richiede tempi di ricerca anche lunghi. In più quando si ha a che fare con i formati cartacei è più facile commettere errori o smarrire i documenti rispetto a quando si lavora con la loro versione digitale.
Mancanza di locali idonei
In alcuni casi gli archivi cartacei vengono conservati in locali non idonei per il mantenimento e la sicurezza dei documenti. A tal proposito è necessario che i locali destinati ad archiviare i documenti abbiano le dotazioni di sicurezza necessarie: sicurezza antincendio, sicurezza antintrusione e sicurezza per la privacy. In altri casi, invece, i locali sono idonei per archiviare i documenti ma non sono sufficientemente spaziosi e l’impresa o l’ente pubblico si trovano costretti a cercare ulteriore spazio.
PROCESSO
La soluzione: dematerializzazione dei documenti
Il nostro servizio di dematerializzazione documenti cartacei si rivolge sia ad imprese private sia a comuni ed enti della pubblica amministrazione che hanno la necessità di trasformare gli archivi cartacei in archivi digitali.
L’iter di lavorazione è articolato nelle seguenti fasi:
Prelievo e trasporto
In questa prima fase ci rechiamo presso la sede del cliente (azienda o comune) per prelevare i documenti suddivisi in faldoni. I faldoni prelevati vengono trasferiti nel nostro laboratorio di Rivoli dove vengono custoditi in un idoneo magazzino archivistico in attesa di essere lavorati.
Preparazione dei documenti
Il primo passaggio di lavorazione consiste nella preparazione. In questa fase i nostri operatori, basandosi sulle specifiche stabilite precedentemente con il cliente, analizzano tutti i documenti contenuti in un faldone e separano i documenti da dematerializzare da quelli che non devono essere digitalizzati.
Dematerializzazione dei documenti
Nella seconda fase di lavorazione i nostri operatori scansionano i documenti precedentemente selezionati. Utilizzano appositi scanner che garantiscono leggibilità, qualità ed efficienza e macchinari adeguati per scansionare tavole e elaborati di grande formato.
Indicizzazione
In questo passaggio i nostri operatori riesaminano tutti i pdf scansionati e abbinano una serie di dati concordati precedentemente con il cliente affinché tutte le informazioni siano facilmente reperibili. I file scansionati vengono raccolti all’interno di cartelle che corrispondono ai faldoni.
Consegna
A questo punto l’iter si conclude. I faldoni prelevati nella fase iniziale vengono riconsegnati e i documenti digitalizzati vengono messi a disposizione del cliente con modalità di fruizione personalizzabili in funzione delle esigenze specifiche.
VANTAGGI
Dematerializzazione documenti Euroged: i vantaggi
Il nostro processo di dematerializzazione dei documenti porta con sé diversi vantaggi:
Riduzione dei costi
Risparmio di tempo
Mancanza di locali idonei
Riduzione dei costi
La trasformazione dell’archivio cartaceo nella sua versione digitale permette al cliente di abbattere i costi aziendali legati all’acquisto del materiale, all’archiviazione e stoccaggio dei documenti e all’affitto e mantenimento dei locali idonei.
Risparmio di tempo
Una volta dematerializzato l’archivio, i dipendenti delle imprese o del comune non dovranno più dedicare del tempo per archiviare e ricercare i documenti cartacei, ma avranno la possibilità di consultare i documenti digitalizzati in modo agile e veloce. Inoltre, nessuna risorsa interna verrà coinvolta nel processo di conversione perché l’iter viene gestito nella sua totalità dai nostri operatori.
Valorizzazione delle informazioni
Ogni documento viene catalogato, indicizzato e valorizzato con metodo preciso da personale qualificato che assicura un’archiviazione precisa e puntuale.