M-FILES
M-Files: il software per la gestione documentale
M-Files è il software per la gestione documentale aziendale multilingua e multipiattaforma pensato per mettere in sicurezza le informazioni aziendali e per migliorare l’interazione tra i vari settori dell’azienda.
È una soluzione ECM (Enterprise Content Management) che permette di acquisire, archiviare, organizzare, automatizzare e analizzare il contenuto di business strutturando sia i dati nuovi sia quelli esistenti.
M-Files può essere integrato con qualsiasi sistema informativo aziendale (gestionale, CRM, ERP) e può essere integrato con i più comuni strumenti di Office Automation.
CARATTERISTICHE
Le caratteristiche di M-Files
M-Files si integra con Windows: un’interfaccia familiare a tutti. Utilizza un’unica interfaccia indipendentemente dal dispositivo in uso: è accessibile via web da qualunque browser e può essere utilizzato anche su smartphone e tablet (iOS e Android). È facile da usare: grazie alla tecnica drag and drop è possibile trascinare qualunque tipo di file da e verso M-Files.
Grazie alla ricerca immediata e alle viste dinamiche di M-Files è possibile trovare la versione corretta e aggiornata di un documento in pochissimo di tempo. Ritrova tutte le fonti aziendali a partire dalle lettere o parole inserite nel box di ricerca. Quindi non è più importante sapere dove si trova un documento, ma è importante sapere cosa si sta cercando.
M-Files si integra con tutte le applicazioni Windows, comprese le applicazioni Office, CAD, gestionali di magazzini e produzione e permette agli utenti di accedere agli archivi con comandi standard. Inoltre, supporta tutti i formati di file come i documenti di Word, i fogli di calcolo Excel, i file PDF, le immagini e via dicendo.
Il software fornisce le più avanzate funzionalità di strutturazione dei metadati che comprendono liste multi-selezione e campi filtrati, permette di impostare configurazioni di ricerca per ottenere risultati specifici e memorizza tra i preferiti i risultati più cercati. Inoltre, grazie ai tag si possono personalizzare i documenti per ricercarli con facilità.
M-Files permette di impostare autorizzazioni e permessi specifici per ridurre al minimo il rischio di errori e offre la possibilità di nascondere i documenti sensibili mantenendo tutti i contenuti aziendali in un unico archivio. Inoltre, pianifica in modo automatico il backup dei dati.
M-Files estrae e archivia i documenti eliminando tutti i problemi legati alle modifiche simultanee. Attribuisce ai documenti nomi e numeri progressivi, registra un log per ogni modifica apportata a un documento indicando il nome utente, l’ora, la data ed eventuali commenti. Fornisce la versione più aggiornata di un documento preservando in modo automatico le versioni precedenti.
Con M-Files è possibile accedere alle informazioni in qualunque momento e in qualunque luogo. È veloce anche su connessioni remote e permette di creare, modificare, archiviare e consultare documenti anche in modalità offline grazie a un sistema di sincronizzazione automatica. Inoltre, la funzione di replica velocizza la gestione dei documenti in ambienti geograficamente remoti.
M-Files permette a più persone di lavorare contemporaneamente sullo stesso file senza duplicare il contenuto. Inoltre, consente di condividere i contenuti con colleghi e collaboratori in modo agile e snello. Quando un documento viene modificato, agli utenti coinvolti viene segnalata la modifica tramite notifiche via e-mail.
Con M-Files è possibile definire dei collegamenti attivi con database esterni come CRM, ERP e software gestionali, consente di caricare i documenti cartacei scannerizzati da qualunque scanner o dispositivo multifunzione e permette di importare e-mail direttamente dai server di posta.
L’installazione e l’implementazione di M-Files sono operazioni semplici che non richiedono alcun tipo di preparazione dei documenti. Per inserire un file su M-Files è sufficiente trascinarlo all’interno del software.
CASI D’USO
Esempi di impiego di M-Files
Un software particolarmente adatto per la digitalizzazione dei processi aziendali.
Ecco i suoi principali punti di forza.
PUNTI DI FORZA
I punti di forza di M-Files
In conclusione, M-Files rappresenta soluzione particolarmente interessante per le aziende che hanno necessità di digitalizzare i propri processi aziendali e flussi documentali, perché:
Semplice
É facile da usare
User friendly
Ha un’interfaccia familiare a qualunque utente
Controllo
Permette di controllare totalmente i documenti
Risparmio tempo
Permette di risparmiare tempo
Ricerca veloce
Consente di ricercare in modo immediato i documenti
Collaborativo
Incentiva la collaborazione tra dipendenti
Sicuro
Assicura una maggiore sicurezza
Accessibile
Rende gli utenti indipendenti dal luogo di lavoro