Tra gli aspetti fondamentali che garantiscono il rispetto dei requisiti di conformità delle piccole e medie imprese senza dubbio al primo posto si colloca la gestione ottimale dei documenti aziendali.
Se questo è vero in generale per tutte le piccole e medie imprese, lo è ancora di più per le società e gli studi che si occupano di contabilità.
Studi contabili e studi commercialisti infatti ogni giorno hanno a che fare con una grande quantità di documenti come bollette, fatture e ricevute legate alle transazioni che vengono fatte quotidianamente.
La gestione ottimale dei documenti è fondamentale sia per la raccolta e l’organizzazione dei dati di lavoro sia per svolgere l’iter di contabilità nel modo più efficace e più accurato possibile.
Infatti, se si capisce con quali documenti si ha a che fare diventa più facile individuare ed estrarre tutte quelle informazioni preziose che altrimenti passerebbero inosservate.
Tutto questo evidenzia l’importanza di avere una strategia per la gestione dei documenti e delle informazioni.
Con M-Files, il software agile per la gestione digitale dei processi e dei flussi aziendali, le società e gli studi commercialisti possono raccogliere, organizzare e archiviare i documenti in totale sicurezza.
I documenti di origine
I documenti di origine giocano un ruolo fondamentale per le società contabili e per gli studi commercialisti perché:
- migliorano la qualità dei dati raccolti
- incrementano l’efficienza, la precisione e l’accuratezza dell’intero processo contabile
- rendono il processo di riconciliazione delle transazioni più immediato, più sicuro e più facile
- rendono più rapida la raccolta delle informazioni
Infine, non dobbiamo dimenticare che questi dati una volta raccolti e organizzati possono essere utilizzati per prendere le migliori decisioni.
Il problema principale è che i documenti di origine spesso sono difficili da raccogliere e anche ottenere qualcosa di apparentemente semplice come una fattura restituita può implicare un lungo scambio di e-mail con il cliente e un considerevole ritardo.
M-Files
M-Files, il software ideale per la gestione intelligente delle informazioni, permette di digitalizzare la raccolta e l’organizzazione dei documenti di origine migliorando allo stesso tempo l’efficacia e l’efficienza di tutti i processi aziendali.
Quali sono i vantaggi che M-Files può apportare agli studi commercialisti e alle realtà che operano nel settore contabile?
I 4 vantaggi principali riguardano:
1. METADATI
2.INTELLIGENZA ARTIFICIALE (AI)
3.LAVORO DA REMOTO
4.RIDUZIONE DEI COSTI
1. Metadati
Con il termine “metadati” si intende un insieme di informazioni sui dati, ossia le informazioni di cui bisogna dotare un documento informatico affinché venga creato, gestito e conservato nel tempo nel modo corretto.
Perché i metadati giocano un ruolo chiave?
Perché quando si aggiungono i documenti di origine a M-Files, il software estrae in automatico i dati e i metadati e li utilizza non per identificare il nome del documento o dove si trova, ma per rilevare il valore contenuto al suo interno.
Questo significa che, nel momento in cui si deve cercare un documento, non è importante sapere dove il contenuto è stato salvato, è importante sapere cosa si sta cercando.
Sarà M-Files a fare il resto del lavoro grazie alla creazione di un unico archivio facilmente accessibile e consultabile da tutti.
2. Intelligenza Artificiale (AI)
Con l’espressione “intelligenza artificiale” si intende la capacità di un computer o di una macchina di svolgere funzioni e ragionamenti tipici dell’uomo in modo del tutto automatico.
Grazie all’intelligenza artificiale integrata M-Files è in grado di elaborare i documenti di origine e di estrarre i punti chiave contenuti nei metadati.
Inoltre, M-Files è in grado di:
- cercare, accedere e gestire le informazioni contenute in diversi archivi e sistemi
- ordinare i dati critici aziendali
- etichettare automaticamente il contenuto con i metadati
3. Lavoro da remoto
Adottare un software per la gestione intelligente dei documenti è una mossa strategica soprattutto in un periodo come quello attuale in cui molte persone stanno lavorando da remoto.
Con M-Files, infatti si ha a disposizione un unico archivio centralizzato che può essere utilizzato da tutti i collaboratori in qualunque momento e ovunque si trovino.
Inoltre, M-Files si integra con le piattaforme di archiviazione tradizionale come Dropbox e Google Drive e unisce tutti i documenti che nel tempo sono stati salvati in archivi separati e nelle cartelle di rete.
In questo modo le informazioni saranno libere di circolare all’interno di tutti i reparti dell’organizzazione migliorando la comunicazione interna e la collaborazione fra dipendenti.
4. Riduzione dei costi
La scelta di introdurre nella propria realtà M-Files porta con sé anche altri benefici che in una prima fase di valutazione probabilmente non vengono presi in considerazione.
Tra questi senza dubbio dobbiamo prendere in considerazione la riduzione dei costi.
Gli studi commercialisti e le società che si occupano di contabilità, come già anticipato, hanno a che fare con una grande quantità di documenti che in molti casi devono essere conservati in magazzini o archivi adeguati e a norma.
Questo inevitabilmente comporta costi e investimenti per la manutenzione dello spazio, l’acquisto di attrezzature adeguate e l’affitto dell’archivio.
La digitalizzazione dei flussi interni permette all’azienda di ridurre significativamente il lavoro legato alla gestione manuale dei documenti e a contenere i costi legati all’affitto e alla manutenzione dello spazio.
In conclusione, gli studi commercialisti con M-Files possono sperimentare un modo di gestire i documenti di origine (o documenti sorgente) conforme con i requisiti da rispettare e sicuro, possono automatizzare tutti i processi per contenere i costi e per non sprecare tempo prezioso.
