Sotto alcuni punti di vista la situazione in cui viviamo oggi, creata dalla pandemia tuttora in corso, può essere considerata un’occasione di sfida per tutte le organizzazioni.
Se questa osservazione è vera per tutte le realtà, lo è ancora di più per quelle organizzazioni che in vista delle chiusure totali iniziate a fine febbraio 2020 hanno avviato o accelerato l’iter di digitalizzazione dei processi aziendali.
Questa procedura, in molti casi, è stata inevitabile per consentire a tutti i collaboratori e dipendenti di proseguire il proprio lavoro da casa senza rinunciare alle comodità o alle funzionalità tipiche dell’ufficio.
Infatti, se il bisogno di creare un ambiente di lavoro agile, veloce e dinamico grazie all’utilizzo della tecnologia è sempre stato presente, con l’arrivo del Covid-19 si è fatto più consistente trasformandosi in una vera e propria necessità.
Le aziende che non erano provviste delle strutture e degli strumenti per consentire lo smart working hanno dovuto dotarsene sostenendo costi e spese non preventivate.
Con la speranza di riuscire a tornare il prima possibile a una condizione di normalità, la domanda che ci poniamo oggi è: “cosa succederà a tutti gli sforzi sostenuti dalle aziende in termini di trasformazione digitale?”
Ora più che mai per le organizzazioni è fondamentale assicurarsi che il tempo, le risorse e i soldi che stanno investendo nella strategia di trasformazione digitale siano indirizzati verso le giuste aree.
Individuare le giuste aree non è un compito difficile, ma vogliamo comunque darvi tre suggerimenti utili per prendere le giuste decisioni.
1. Definire le strategie e il piano di azione
La pandemia in corso ha determinato profondi cambiamenti nella vita aziendale e nel modo in cui le persone lavorano.
Per questo motivo le organizzazioni devono essere sicure e consapevoli di investire tempo e soldi nelle giuste aree della trasformazione digitale.
Per raggiungere questo obiettivo è necessario definire le strategie e un piano di azione.
Le strategie e il conseguente piano devono essere strettamente correlati agli obiettivi che si vogliono raggiungere.
Gli obiettivi possono essere:
- ridurre i costi e le spese
- risparmiare tempo prezioso
- digitalizzare le informazioni critiche e sensibili
- rendere accessibili i documenti a tutti i collaboratori
- incentivare una maggiore collaborazione tra i dipendenti
- consentire l’accesso ai documenti in qualunque luogo e in qualunque momento
Affinché le strategie e il piano di azione possano portare gli effetti sperati nel lungo termine è necessario che gli obiettivi vengano individuati e definiti nel dettaglio, in tutti i loro aspetti.
Per ottenere i migliori risultati consigliamo prima di scegliere uno o due obiettivi e poi di costruire un piano e definire il budget in funzione degli obiettivi definiti. In caso di necessità si può sempre intervenire sul piano di azione e apportare modifiche strategiche anche in un secondo momento.
2. Implementare un software per la gestione intelligente delle informazioni
Il secondo suggerimento riguarda l’implementazione di un software per la gestione intelligente delle informazioni.
Nel momento in cui si decide di adottare un gestionale documentale è bene assicurarsi che il sistema sia il più flessibile possibile.
Per questo motivo M-Files, il partner mondiale per la gestione digitale dei processi aziendali, permette di gestire in modo ordinato le informazioni e di automatizzare i principali flussi di lavoro.
Alla base di M-Files ci sono tre capisaldi:
- metadati
- intelligenza artificiale
- archivio unico e centralizzato
Questo significa che con M-Files, grazie a un sistema di ricerca avanzata, si possono trovare tutti i documenti, i dati e i contenuti in base alla loro natura e non in base alla loro collocazione.
Ad oggi, per garantire una maggiore flessibilità, le organizzazioni possono scegliere le due possibilità di implementazione (cloud o on-premise) oppure possono combinarle scegliendo la propria architettura.
Le aziende possono quindi combinare in modo agile le implementazioni cloud e on-premise attraverso un’unica interfaccia in tutta l’organizzazione.
3. Gestire il cambiamento
Il terzo suggerimento riguarda le persone direttamente coinvolte nel processo di trasformazione digitale.
Si può infatti perseguire una strategia di trasformazione digitale impeccabile, ma se i principali stakeholder o i collaboratori considerano il nuovo sistema “troppo complesso” o “poco agile” gli investimenti e gli sforzi fatti rischiano di essere sprecati.
Per questo motivo è sempre importante considerare le persone il vero punto centrale delle strategie di trasformazione ed è buona norma:
- dedicare una parte del budget alla formazione delle persone coinvolte
- assicurarsi che tutte le persone coinvolte comprendano i benefici del cambiamento
- preventivare una parte del budget per eventuali investimenti futuri
Infatti, si possono avere a disposizione tool e strumenti potenti, ma se le persone non sono disposte ad utilizzarli sicuramente non porteranno benefici.
In conclusione, in un contesto lavorativo profondamente cambiato è importante individuare le giuste aree per investire tempo e risorse.
Per fare questo è necessario definire strategie e piani di azione a partire dagli obiettivi che si vogliono raggiungere, implementare un software di gestione intelligente delle informazioni in linea con le esigenze e le strutture aziendali, formare gli stakeholder e le persone coinvolte affinché i nuovi tool vengano utilizzati al massimo delle potenzialità.
